Welche Mitarbeiter haben Urlaubsanspruch – und welche nicht? Was gilt für Minijobber im Vereinsbüro? Wie koordiniert man Abwesenheiten, wenn ein Teil des Teams ehrenamtlich und ein Teil angestellt ist? Dieser Leitfaden klärt die rechtlichen Grundlagen und zeigt, wie Sie die Abwesenheitsplanung im Verein strukturiert angehen.
Vereine sind als Arbeitgeber oft unterschätzt. Viele Vereinsvorstände sind sich gar nicht bewusst, dass ihr Verein arbeitsrechtliche Pflichten gegenüber angestellten Mitarbeitern hat – genauso wie jedes andere Unternehmen auch. Sobald ein Verein Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter in einem Beschäftigungsverhältnis hat, gilt das Bundesurlaubsgesetz, das Arbeitszeitgesetz, das Mutterschutzgesetz und alle anderen arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften ohne Einschränkung.
Die Besonderheit beim Verein liegt darin, dass häufig zwei sehr unterschiedliche Gruppen nebeneinander arbeiten: angestellte Mitarbeiter (z. B. Geschäftsführer, Sozialarbeiter, Verwaltungskräfte, Übungsleiter in Vollzeit) und ehrenamtlich tätige Mitglieder. Für diese beiden Gruppen gelten grundsätzlich verschiedene Regeln. Das führt zu Missverständnissen, die arbeitsrechtliche Konsequenzen haben können.
Hinzu kommt, dass Vereine – vor allem im Sozialbereich oder Sport – oft auf Fördergelder angewiesen sind, deren Mittelverwendung nachgewiesen werden muss. Dazu gehört auch der korrekte Umgang mit dem Personal: Urlaubsansprüche, Resturlaub, Urlaubsabgeltung bei Kündigung – all das muss dokumentiert sein. Wer das nicht im Griff hat, riskiert nicht nur arbeitsrechtliche Konflikte, sondern auch Probleme bei der nächsten Förderprüfung.
Angestellte Mitarbeiter mit Urlaubsanspruch und ehrenamtliche Helfer ohne gesetzlichen Anspruch in separaten Gruppen verwalten – in einer gemeinsamen Übersicht.
Jahresfeste, Sportveranstaltungen, Spendenaktionen – wenn die wichtigsten Events im Kalender stehen, können Urlaubsanträge daran ausgerichtet werden.
Personenbezogene Daten von Mitarbeitern gehören nicht in externe Cloud-Dienste. Der SL-Urlaubsplaner läuft lokal – alle Daten verbleiben beim Verein.
Die Abgrenzung zwischen einem Anstellungsverhältnis und einer ehrenamtlichen Tätigkeit ist nicht immer einfach. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit. Wenn eine Person regelmäßig, nach Weisung, in die Betriebsorganisation des Vereins eingebunden ist und mehr als eine geringe Aufwandsentschädigung erhält, kann ein Anstellungsverhältnis vorliegen – auch wenn es keinen schriftlichen Arbeitsvertrag gibt. In diesem Fall besteht Urlaubsanspruch. Fehlklassifikationen können zu Nachzahlungen von Urlaubsabgeltung, Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer führen.
Vorstand weiß nicht, was als Arbeitgeber gefordert ist. Vereinsvorstände üben ihr Amt oft ehrenamtlich aus und haben keine kaufmännische oder personalrechtliche Ausbildung. Die Arbeitgeberfunktion – Urlaubsansprüche kennen, Resturlaub überwachen, Verfall-Hinweise geben – fällt dabei leicht unter den Tisch. Wenn ein angestellter Mitarbeiter nach 2 Jahren kündigt und 3 Jahre Urlaubsabgeltung einfordert, ist das der Moment, in dem der Vorstand die Lücken erkennt.
Mischung aus Angestellten und Ehrenamtlichen schafft Unklarheit. Im Sozialverein arbeiten nebeneinander: eine angestellte Sozialarbeiterin, eine Bürokraft auf 520-Euro-Basis und 8 ehrenamtliche Helfer. Alle arbeiten im Grunde "für den Verein" – aber nur zwei haben arbeitsrechtliche Urlaubsansprüche. Diese Unterscheidung muss im Vereinsbüro klar dokumentiert sein, sonst entstehen falsche Erwartungen und Ansprüche.
Verfügbarkeitsplanung für Ehrenamtliche. Auch wenn Ehrenamtliche keinen gesetzlichen Urlaubsanspruch haben, müssen ihre Verfügbarkeiten für Veranstaltungen koordiniert werden. Wer hilft beim Sommerfest? Wer ist am Vereinsturnier dabei? Wer übernimmt an Weihnachten den Dienst im Obdachlosenheim? Auch diese Planung braucht ein System – auch wenn es kein Urlaubsrecht ist.
Veranstaltungen als "natürliche" Urlaubssperren. Für angestellte Vereinsmitarbeiter kann der Vorstand aus betrieblichen Gründen Urlaubssperren anordnen – z. B. rund um das Jahresfest oder die Hauptversammlung. Diese Sperren müssen früh kommuniziert und verhältnismäßig sein. Wer den angestellten Geschäftsführer während des einzigen Pflichtauftritts des Jahres in Urlaub schickt, steht vor einem praktischen Problem.
Der Verein Brücken e.V. betreibt eine Beratungsstelle für Menschen in sozialen Notlagen. Er hat 6 Mitarbeiter: eine Geschäftsführerin (Vollzeit), zwei Sozialarbeiterinnen (Vollzeit), eine Verwaltungskraft (Teilzeit, 20 Std./Woche), eine Reinigungskraft (Minijob, 2 Tage/Woche) und eine Bürokraft auf 520-Euro-Basis. Dazu kommen 15 Ehrenamtliche, die regelmäßig helfen. Der Vorstand verwaltet den Urlaub der Angestellten bisher mit einem einfachen Excel-Sheet – Minijobber wurden bisher nicht als urlaubsberechtigt behandelt.
Der Vorstand richtet den SL-Urlaubsplaner ein und legt drei Gruppen an: Angestellt Vollzeit, Angestellt Teilzeit/Minijob und Ehrenamtlich. Für die Reinigungskraft (2 Tage/Woche) hinterlegt er den anteiligen Urlaubsanspruch von 8 Arbeitstagen. Für die Ehrenamtlichen wird ein eigenes Kürzel "NA" (nicht verfügbar) definiert, damit der Vorstand für Veranstaltungen koordinieren kann, wer wann helfen kann.
Die Jahreshauptversammlung (März) und das Sommerfest (Juli) werden als Pflichttermine eingetragen – angestellte Mitarbeiter sehen sofort, dass diese Wochenenden keine Urlaubszeiten sind. Im Dezember überprüft der Vorstand den Resturlaub und informiert die Sozialarbeiterin mit noch 5 offenen Tagen schriftlich über den Verfall zum 31. März. Die Jahresübersicht für den Zuwendungsbescheid des Finanzamts druckt er mit einem Klick.
Angestellte, Minijobber und Ehrenamtliche in separaten Gruppen verwalten – aber in einer gemeinsamen Jahresübersicht. Klar, übersichtlich, kein Durcheinander.
U (Urlaub), K (Krank), Fo (Fortbildung), SU (Sonderurlaub/Ehrenamt), NA (nicht verfügbar/Ehrenamtliche) – passend für die Mischstruktur eines Vereins.
Resturlaub wird automatisch ins neue Jahr übertragen, mit Verfallsdatum (31. März) angezeigt. Die Hinweispflicht gegenüber Mitarbeitern wird nicht vergessen.
Alle Mitarbeiterdaten bleiben in der Vereinsdatenbank – keine Cloud, keine Datenweitergabe. Besonders wichtig für Vereine, die mit sensiblen Personengruppen arbeiten.
Jahresübersichten und Urlaubsanträge auf Knopfdruck drucken – für interne Unterlagen, den Steuerberater oder Fördergeber, die Personalnachweise verlangen.
Mitarbeiter können Abwesenheiten und Verfügbarkeiten vom Smartphone aus einsehen – auch Ehrenamtliche, die selten im Büro sind.
Preise: Kostenlos für bis zu 2 Mitarbeiter (dauerhaft). Vollversion für bis zu 500 Personen: einmalig 28 € – kein Abo, keine Folgekosten. Ideal für gemeinnützige Vereine mit begrenzten Budgets. Preisdetails | Download.
Diese Tabelle zeigt auf einen Blick, welche arbeitsrechtlichen Regeln für die verschiedenen Personentypen im Verein gelten:
| Personentyp | Urlaubsanspruch (BUrlG) | Resturlaub-Hinweispflicht | Urlaubsabgeltung bei Austritt |
|---|---|---|---|
| Angestellt (Vollzeit/Teilzeit) | ✓ Ja (anteilig bei Teilzeit) | ✓ Ja | ✓ Ja (§ 7 Abs. 4 BUrlG) |
| Minijob (bis 520 €/Monat) | ✓ Ja (anteilig nach Tagen/Woche) | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Ehrenamtlich (unentgeltlich) | ✗ Nein (kein Anstellungsverhältnis) | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Ehrenamtspauschale (bis 840 €/Jahr) | ? Prüfen (kommt auf Ausgestaltung an) | ? Nur bei echtem Arbeitsverhältnis | ? Nur bei echtem Arbeitsverhältnis |
Bei der Ehrenamtspauschale (Aufwandsentschädigung bis 840 €/Jahr steuerfrei) hängt die Frage des Urlaubsanspruchs von der tatsächlichen Ausgestaltung der Tätigkeit ab. Wenn die Tätigkeit weisungsgebunden und regelmäßig in die Vereinsorganisation eingebunden ist, kann trotz der Bezeichnung "ehrenamtlich" ein Arbeitsverhältnis vorliegen. Im Zweifel sollten Sie rechtlichen Rat einholen.